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気が利く仕事術(でしゃばりすぎない小技4選)【現役秘書体験記】

 

読者さま
気が利くと思われる仕事のやり方を知りたい!

 

 

こんな方におすすめ

  • 新入社員や会社員の方
  • 外部とのやり取りがある方

 

 

好印象編もあります(●´ω`●)気になる方はチェックしてみてね♪

>>誰でもできる好印象を与える仕事術5選【現役秘書体験記】

 

実際に上司に評価された経験をもとにお話しします。

さっそく参りましょう!!気になる項目はタップして飛んでね。

 

 

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メール+電話の活用

基本的に外部内部ともに情報共有・お願いごとなどはメールで連絡するようにしましょう。

理由は相手の仕事状況が分からないから(いつ話しかけるのが適切か分からない)、また、後から見返して確認をすることができるからです。

また、大切なお願いごとや先日話していた内容と大きく変わったなど、フォローが必要な場合はメール+電話で説明をしましょう。

 

 

実例でお話しすると、外部の方からお願いされていた会議をボスが会場で出席すると言っていた件がオンラインになったことがありました。

まずは、変更の旨のメール連絡を入れます。

そして、メール送信後、電話にて「先ほどメールをさせていただいたのですが、先日お話ししておりました御社会議の出席方法について会場での出席とお伝えしておりましたが、前後の予定状況によりオンライン出席に変更となりました。ご調整いただいたにも関わらず、お手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。」

 

このような感じで二重でフォローすると相手にお詫びの気持ちもお伝え出来ますし、メールに文章も残っていますので後で確認もいただけます(●´ω`●)

 

営業の方など、アポイントの日時変更の際はこのようにメールで変更のお願いを入れて、後に電話でお詫びのフォローを入れると丁寧な対応で相手の印象がよくなります。

 

ただし、相手に記録の残る必要性の薄い事柄(こちらが相手の状況を確認したいなど、A会議はいつ頃の開催になりますか?、A部長は先日弊社の資料を見て何か仰っていましたか?など)
であれば電話連絡の方が適切だと思います。

「様子伺い」は電話でしましょう。反対にメールでするほどの事柄ではないですね。

 

読者さま
判断つかないー!!

 

判断がつかなければ、基本はメール+電話で覚えましょう。

相手と自分とのお互いの認識を同じにしたいもの(共通認識を持ちたいもの)は基本ツールはメールフォローを電話で行うと覚えておくと良いと思います。

 

 

電話の取次ぎはできる限り内容を確認する

 

上司や周りの方宛てに電話があった場合は、できるだけ細かく電話をいただいた内容・理由を確認して、取り次がれる相手が対応しやすいようにしましょう。

具体的に確認したい内容としては

 

メモ

①相手の会社名・名前・連絡先

②用件

③至急度(お急ぎですか?)

④折り返しを希望されるか

 

になります。

 

取り次ぐ相手に伝えるときは入電のあった日時も記入し、上記①~④の内容を伝えることができるようにしましょう。

例えば、●月●日にある打合せ資料の内容について確認の連絡がありました。先のお話なのでお急ぎではないようですが、お時間あるときに折り返し連絡をお願いいたします。

 

このようなイメージです。ただ折り返し希望されていました、よりも相手が折り返す時に具体的に回答しやすいイメージの段階で取り次ぐことができるようにしましょう。

 

最近ではコロナの影響でテレワークが多くなり、伝言メモもチャットやメールなどで伝えることが多くなりましたが、上記内容を上手く伝えることができる文房具のメモ帳もあり私はそちらを活用しています。

何を確認したらよいか苦手な方はそのようなメモを使うこともおすすめです。

 

 

名もなき仕事を率先して行う

 

これはどこの部署にも存在すると思います(笑)

コピー用紙を補充したり、お客様の目につく場所(受付など)にホコリがかぶっていて拭いたり、今だと定期的なアルコール消毒の残量確認や補充などもありそうですね。

 

仕事に名前も無いし、誰がやるなど担当も決まっていないけれど、でも気づいた人がやる、そんな仕事を率先してできる人は素敵だと思います。

注意点はそのような仕事ばかりではだめです(笑)

 

自分の仕事をしっかり行っているうえで名もなき仕事もできると「さすがだな」となると思います。

自分のできる範囲でぜひ気づいたことをしてみましょう。自分も気持ちがよくなるはずです(*'ω'*)

 

メールのタイトルは用件が一目で分かるようにする

 

相手がメールを受信した際に、メールのタイトルから内容が推測できるようにしましょう。

 

読者さま
どうして?

 

日々様々な業務をする中で、そのメールを対応する優先度を相手が判断しやすいこと、またあとで見返すことがあった時に分かりやすいからです。

タイトルは相手会社との関係性にもよりますが

例【資料送付とお伺い】まるまる改定の件について

メールのタイトルから、このメールはまるまる改定の資料がついている、そして、お伺いとついているから内容の確認か、説明か、相談事があるのだな、とタイトルだけで判断することができます。

ただ、まるまる改定の件について、だけより情報が入ってきやすくないですか(●´ω`●)?

 

みなさん、日々様々な業務を対応していらっしゃると思います。

できるだけわかりやすいメールタイトルの設定にして、相手の負担を減らしましょう(^ω^)

私自身、ブログのタイトル設定はまだまだ修行中です(笑)

 

 

 

以上、4点ほど自分の仕事をする中で意識していること、評価してもらったことがあることを具体的にお話ししてみました。

新社会人の方、気が利く仕事を意識してみたい方に少しでも参考になりましたら嬉しいです(●´ω`●)

 

 

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それでは、またお会いしましょう(●´ω`●)

 

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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