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秘書って英語できないとだめ?【現役秘書体験記】

 

 

みなさまこんにちは。
秘書OLmaruayaです。

 

この記事では秘書って英語できないとだめなのか?について実体験をもとにお話ししたいと思います。

 

※業界によりけりとは思いますが一つの実例として読んでいただけたらと思います。

 

筆者プロフィール

・英検2級所持(TOEIC換算すると約550点程度)※注1

・大学時代は地方国立大生物系を専攻

・海外渡航歴11カ国。

・職員数4000人規模の会社で秘書経験5年

・会社は海外との提携もあり、3か月に1~3回程度役員は海外出張がある※注2

 

注1:高校時代に取得したのであってないようなもの…TOEICは受けずにここまで生きてきてしまいました。

注2:出張の随行は秘書は行わない。国際課の部署が仕切ってくれる。現在はコロナ禍のためオンライン会議を行っている。

 

 

さっそく結論から参ります。

 

 

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秘書って英語できないとだめ?(結論)

 

結論

英語ができた方がもちろん良いですが、筆者程度(TOEIC500~600点以上目安・外国人と簡単な日常英会話ができる)分かればなんとかなります

または、海外旅行経験が何度かあり、海外の方と話すことに抵抗がない方は、問題ないかと思います。

 

英語アレルギーの方は、状況によっては少し辛く感じる場面がある可能性が高いです。

英語が苦手という方は、まずは英会話教室に通う・TOEICや英語検定などの勉強をされることをおすすめします。

 

今なら、無料体験レッスンをやっているのでお試しされるのも良いかと思います。

 

 

 

maruaya
秘書の仕事だけではなく、英語の勉強は無駄にならないと思います。

 

抽象的な結論ですみませんが、実務を行う中でそのように感じています。

実例を交えてお話ししたいと思います。

 

 

秘書をやっていて英語を強いられた場面について

 

 

日本で海外提携会社を呼んで1週間会議を開いた

 

日本で海外提携会社(10カ国以上)を呼んで1週間会議を開いたことがあり、この経験が一番英語が必要な場面でした。

人数規模としては数百人規模の会議です。

 

私の会社は提携している海外の会社と順番に持ち回りで国際会議の開催場所を変えています。

 

そうそうに日本に回ってくることはないのですが、タイミング悪く(笑)、回ってきてしまい日本のホテルを貸し切って1週間国際会議週間がありました。

 

 

通常の海外出張であれば、国際課と業界専門の通訳さんがボスの随行で行くので秘書の出番はないのですが、
日本で開催となると主催者側で何かと仕切ることが多いのと、ボスの身の回りのことや様々な予定などの関係もあるので、秘書も随行で行くこととなりました。

 

 

maruaya
行きたくないなあ。。笑

 

 

海外の方ばかりなので英語で尋ねられることはもちろんありました。

 

リスニングは比較的ましだったので、何を尋ねられているかはわかり、会場の案内や会議スケジュールなどであれば、簡単な単語やジェスチャーなどで対応(笑)

 

会議の本質的な話は国際課に取次ぎなんとか一週間を過ごしました。

 

 

会議のパンフレットや資料などもすべて英語なので、何が書いてあるかなんとなくは分からないと辛いかなと思いました。

 

私の秘書経験5年の中で5本指に入る辛かった1週間でしたが、

英語ができないから辛かったというよりは、海外各国の人たちが来る会議の主催者トップとしてのボスの立ち回りをサポートすることが辛かったので、英語ができないことによる弊害はそこまで感じませんでした。

 

ですので、外資系の会社ではなく、英語アレルギーがなければそれなりに対応できるのではないかと思います。

 

外国人の来客対応

 

外国の方が役員の来客でいらっしゃることがあります。

 

 

頻度は半年に1・2回程度なのでそんなにありませんが、その際は応接室にご案内をしたり、お茶が良いかコーヒーが良いかなど確認したりはするので多少使う場面はあります。

 

しかし、定型文で覚えておけばなんとかなりますし、海外の方って笑顔あふれる方が多いので細かい言語が通じなくてもなんとかなっていますし、あちらから「グリーンティ」と仰っていただけることも結構あります(●´ω`●)

 

せっかく日本に来られたので日本茶を指定、もしくはお気遣いをいただいているのかなあと思っています(*^-^*)

 

対応は国際課と場合によっては通訳さんが入ることもありますので、秘書が行うのは前後の案内のみです。

 

maruaya
笑顔で対応すればなんとかなります!

 

 

外国人からの電話

 

私の会社でボス宛に直接外国の方からの電話が入ることはまずありませんが、国際課に入るはずの電話が代表電話に入電することはあります。

 

その場合は「英語があまりはなせません。担当者から折り返します。」と英語でお伝えして対応しています。

 

maruaya
こんな時もっと英語が話せたら丁寧な対応ができるだろうと思いつつ・・努力しておりません(笑)

 

以上、秘書は英語ができないとどうなのか、実体験をもとにお話しさせていただきました。

 

まとめ

 

どうしても経営者付近にいると、海外とのやりとりなどは頻度に差はあれど多少はあるのかなと思います。

目安としては、簡単な英会話やTOIEC500~600程度を目安にしていただくと良いのかなと思います。

 

実例でお話しさせていただいた通り、対応しようと思う気持ちがあれば、検索すれば簡単な英語のフレーズは分かるのでなんとかはなります。

できるに越したことはありません。

 

英語が苦手な方は、資格検定にとらわれすぎず、まずは無料英会話レッスンなどお試しされるのも良いかと思います。

 

 

あくまで一例ではありますが、参考になりましたら幸いです。

 

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今回は以上となります。

 

 

それでは、またお会いしましょう。

 

 

 

 

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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