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秘書業務で大変なこと6つ【現役秘書が語る】

 

 

みなさま、こんにちは。
秘書OLmaruayaです。

 

私、秘書の仕事をしてまる5年が経ちました。
そんな私の秘書経験より、秘書って大変だなと思うエピソードを6つお話ししたいと思います。

 

 

こんな方におすすめ

  • 秘書の仕事に興味がある
  • 秘書を目指されている方

 

 

 

秘書業務のメリットとデメリットを確認されたい方はこちらをご参考ください。

>>秘書のメリット・デメリット【現役秘書が語る】

 

 

それでは参りましょう。

 

 


 

 

 

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秘書の仕事で大変なこと

 

・全方向に気を使う

・立ち位置が難しい

・席を外しにくい

・いつでもボスファースト

・致命的な失敗が許されない

・突発案件があるとお休み返上

 

まとめますと、上記6つになります。

詳しくお話しさせていただきます。

 

 

 

①全方位に気を使う

 

これは嘘偽りなくお話ししますと、秘書の仕事は気を使います

当然、ボスに対しても気を使うのですが、社内・社外ともにボスと関わる全ての方に対して、丁寧な対応をする必要があります。

 

理由は、ボスの代わりとして対応をするわけですので、失礼があるとボスの顔に泥を塗ってしまうことになるからです。

 

がさつな私ではありますが、やはり人(ボス)に迷惑をかけてしまうとなると身が引き締まります。

 

 

 

秘書になりたてのころは緊張から肩がこりすぎて、通っていたマッサージの整体師さんも驚いていました。
はじめの2年くらいは緊張が抜けなかったです。

 

 

今は緊張にも慣れましたが、やはり秘書の仕事はある程度気を使うことを覚悟して、就かれることをおすすめします。

 

 

 

②立ち位置が難しい

 

前項でお話しした通り、ボスの代わりとして仕事を進めるわけですが、一つ勘違いしてはいけないのはボスは経営者であり立場がある方ですが、自分は普通の会社員であるということです。

 

ここは決して勘違いをしないように気を付けています。

 

自分はあくまで普通の会社員で「秘書」という業務をしている立場を忘れてしまうと言葉選びや対応などに誤りが出ます

 

秘書の仕事は外でも中でも自分よりも遥かに立場がある方との調整ややりとりがほとんどです。

 

 

ボスの意向(思うこと)をお伝えしなければいけないことはしっかりお伝えしつつ、自分の置かれている立場を勘違いしないように気を付けています。

 

 

 

③席を外しにくい

 

 

現在、他の秘書さんと交代で事務所出社とテレワークとで勤務を組んでおりますが、出社したときは席をほぼ外せません。

 

 

理由は、ボス宛の電話や突発の来訪者など外部からの窓口対応や、役員面談を希望する方から問い合わせが入りますので、社内対応もあります。

 

もちろん、ボスからの指示が飛んでくることもありますので、なかなか席が外せません。

 

 

また、他の秘書さんと交代で事務所出社とテレワークで勤務しているとはいえ、自分が主で担当している役員(ボス)がいるので、担当しているボスに関する書類など、出社すると山になっています。

 

 

そちらを出社したときにできる限り処理を行うとなると、役員の意向を取りつつ外部へ回答をしますので席を外す時間が無いともいえます。

 

 

読者さま
そんなに楽じゃないね。。。

 

 

 

④いつでもボスファースト

 

秘書の仕事はボスのための存在です。

 

常にボスファーストで仕事を進めなければ務めるのは難しいです。

 

読者さま
面倒くさいなあ。。

 

 

初めのころは「やってられません!!」と思いましたが(笑)、

幸運なことに前にお仕えしていたボスも今のボスも、本当に人として尊敬できる素敵な方なのでこちら

が誠心誠意務めたい、と思わせてもらっています(感謝)

 

 

しかしながら、客観的に見て、自分で自由に動けないことは大変だなと思います。

 

 

これからお昼行こうかな~と思ったら突発の来客依頼があったり、ボスから指示があって調整した案件も「やっぱりやめる」で終わったり。
秘書は冷や汗をかきながら、先方に丁重にお断りをしなければなりません(;´Д`)笑

 

 

また、100人規模の社内会議であってもボスの病院予約が入るなど、スケジュール変更が発生したり・・・
こればかりは頭を下げて変更をお願いするほかありませんが、なかなか大変です。

 

 

ここだけ切り取ってお話しするとわがままな方のように見えるかもしれませんが、

人一倍周りの方に気を使っていらっしゃることも、総合的に考えて結論を出していらっしゃることも、

秘書の立場としてはそれなりに分かっているつもりなので、そこで何か違和感を感じることはありません。

 

 

しかしながら、いつもボスファーストは大変です。

 

 

maruaya
キラキラした仕事だと思っている方はギャップがあるかもしれません。

 

 

⑤失敗が許されない

 

やはり、これが一番プレッシャーにはなります。

常に緊張感があり、寝坊も当然できませんし、大きな失敗が許されません。

 

(小さな失敗はたくさんしてます笑)

 

 

夜大好き人間ですが(笑)

 

 

 

秘書の仕事を始めてから寝坊をしたことや突発で休んだことは一度もありません。

営業時代は寝坊することもあったなあ・・・(笑)

 

やはり、人間は自分のためには頑張れないのかもしれません。

 

 

緊張感から風邪をひいたかもしれないと思うと薬を早めに飲んで悪化しないようにしたり、体調管理には以前より圧倒的に気を付けるようになりました。

 

風邪をひくときも年末など、比較的長期の休みだったり緊張が解けたときにひきがちなので、良くも悪くも自分の身体が一番わかっているのかもしれません(笑)

 

ボスはご自分の体調管理を徹底されています。

前にお仕えしたボスも今のボスも絶対に体調を崩してお休みされません。

 

 

「体調管理も仕事のうち」とお仕えして実感しているので、秘書としても体調管理は徹底しています。

 

 

また、こちらの記事でも書きましたが↓

>>失敗しない!秘書のスケジュール管理のコツ5選【苦手な方でも大丈夫】

 

気になることは何度も確認を怠ることなく、失敗しないように気を付けています。

 

 

 

 

⑥突発案件があるとお休み返上

 

どうしても、何かトラブルや突発案件が起きると今は時間外だから・・・と言えない仕事ではあります。

 

実例でお話しさせていただきます。わかりやすく時系列で表を作成しました↓

 

4/28(水)18:00部署内発熱者(コロナ感染疑い)発生
※検査結果は5/1(土)
4/29(木)祝日翌日の予定を事務所に立寄らない内容に調整
4/30(金)9:00~
10:00~
11:00~
14:00~
来客
打合せ
外出
国際オンライン会議

*4/30(金)の予定は一部のみ記載しています。

4/28(水)夜~4/29(木)祝日のうちに、感染者発生に備え4/30(金)の予定を事務所に来ない方向で調整しなければならないわけです。

 

当日ぼやいていますね(笑)↓

 

 

 

翌日が祝日のため、来客予定先の担当者と連絡もつかず、また、海外オンライン会議も社内会議室で予定していたので別でホテルを確保できるか仮押さえを行ったりとてんやわんやでした(笑)

 

 

結果的に陰性だったので良かったのですが、結果が分からないからといって対応しないわけにいかないですよね。

 

他にも超・・・超VIPの方との面会調整で2時間おきくらいに予定が変わって電話が入るみたいなこともありました。
先方の秘書の方も大変だなあと思いつつ、ギャグみたいな本当の話なのです。

 

さらには台風で足止め食らった事件など山ほどありますが、挙げるときりがありません(;´Д`)笑

 

今は突発で何か起きることは想定内と思えるようになったので、やれやれ~くらいになりました(;´Д`)笑

 

秘書になる予定の方は、何か起きることが普通という気持ちでいないと辛く感じるかもしれません。

 

 

 

秘書の仕事で大変なこと(まとめ)

 

どのお仕事も大変だと思いますが、秘書の仕事中で大変だなと思うことを6つお話しさせていただきました。

 

 

大変大変言っておりますが、

秘書の仕事は、ボスの代わりとして様々なお断りやお礼をお伝えすることが多いです。
そこに唯一ボスの気持ちを添えて関わってくださる方へ伝えることができるのは、秘書ならではのやりがいかと思います。

 

 

秘書を希望されている方、秘書に興味のある方へ、少しでも参考になりましたら幸いです。

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今回は以上となります。

またお会いしましょう(*´ω`)

 

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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