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在宅秘書のリアルな1日(在宅秘書って何しているの?)

 

 

みなさまこんにちは!秘書OLmaruayaです(●´ω`●)

 

 

私、ありふれた普通の会社員で、秘書の仕事をしております。
最近は週の半分が出社、半分は在宅勤務をしております。

 

そんな私の在宅秘書のリアルな1日をお話ししたいと思います。

 

 

 

こんな方におすすめ

  • 在宅秘書って何しているか気になる
  • 秘書で在宅勤務(テレワーク)をどうしたらよいか困っている

 

私の会社は9:00ー18:00 が定時です(^ω^)

午前・午後の部と分けてお話ししたいと思います。

 

 

それではさっそく参りましょう!

気になる項目は目次からタップして確認してみてください♪

 

 

maruaya
分かりやすく時間でくぎって仕事内容をお話ししましたが、実際は並行して対応しているイメージです。

 

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在宅秘書(午前の部)

 

 

8:30 メールチェック・仕事のやることリストを確認

 

ボス宛のメールチェックを行います。

 

 

 

夜中まで仕事している会社もこのご時世ですがまれにあるので(お疲れ様です…)、

そういった会社からは比較的夜遅くの時間帯に連絡が入っていることも多々あります。

 

 

至急案件があれば、ボスへメールか電話を入れます。
まだこの時間帯はボスは家なのでとんでもない至急ではない限りは連絡を入れません

 

また、仕事のやることリスト(todoリスト)を確認し、優先度など整理します。

 

 

9:00 オンライン朝礼

 

同じ管理部門での全体朝礼を行います。内容は各自の今日の業務予定・情報共有・申し送りなどを行います。(この朝礼にはボスは参加しておりません)

 

他の秘書さんに伝えたいことや上司に伝えたいことなどはここで共有したり、逆に部署内の方にお知らせしてもらったことがボスに関係する話であればのちにボスへ相談共有をします。

 

maruaya
具体的には、会社内での大切な経営会議や総会の開催方法・出欠状況などを情報収集し、ボスと雑談の中で今朝こんな話がありましたよ~とお話もします。

 

9:30 メールをさばいていく(笑)

 

朝一番のメールチェックで5~10件程度入っているので順次対応します。

 

ボスと事前に打ち合わせ済みの件はそのまま進めますが、大抵のことは確認をとらないと進めることができないので相談事をまとめてメールを転送の上、電話で相談等します。

 

 

 

もちろん、誰かしら他の秘書さんが出社しているのでお願いしたりもしますが、ボスが外部で行っている業務状況などは情報共有しきれていないことが多いのと、直接ボスと話した方が早いことはそのまま電話することが多いです。

 

 

maruaya
私のボスはあまりメールが好きではないのでメール連絡を入れたのち、基本は電話でご相談します。

 

 

 

届いたメール内容例

・ボスが外部で就任している会社の会議出席の調整
(日程・出席方法・送迎車・前後予定など)

・ボスが外部で就任している会社よりボスの肩書確認
(社長から会長になっていないか?等、定期的に確認が入ります)

・ボスが外部で就任している会社会議の事前説明の調整

 

外部で就任している会社とのやりとりが多いです!

 

 

10:30 役員面会の依頼調整

 

社内チャットや電話で役員の予定状況の確認や面会・打合せなどの希望が入ってきますので、順次対応します。

 

 

在宅勤務でも役員の予定状況は把握しておりますので、間違い無い箇所の時間からパズルのようなイメージで予定を入れていきます。

 

社内面会の希望であれば、基本は出社している秘書さんへチャット連絡を入れてボスへお伝えしてもらいます。

 

maruaya
秘書同士は絶え間なくチャットをしているイメージです。

 

 

11:30 ボスの国内出張打合せ

 

現状、コロナ禍で出張予定は難しい状況ですが、年間で定期的に各地方で行う大切な会議がありますので、国内出張を行う場合のスケジュール予定調整をオンラインで行います。

 

たらればの話ではありますが、出張する場合とオンラインで行う場合と並行して調整を行います。

 

 

12:00 お昼

 

 

こんなにきれいに12時に入れるかはその日次第ですが(笑)
12時にお昼に入れたら業務用スーパーのうどんが登場回数多いです(笑)

 

maruaya
こしが強くて本当に美味しい!!(笑)

 

容赦なく電話がかかってきたらお昼中でも電話は出ます....(笑)

 

 

 

在宅秘書(午後の部)

 

 

 

12:45 昼食終了!

 

昼食中に入っていたチャットやメールをチェックします。

 

maruaya
このくらいの時間に社内を中心に午後の面会希望連絡が入ってくることが多いです!

 

 

13:30 至急度低め案件の対応

 

時期にもよりますが、お中元・お歳暮の手配リストの確認、品物選定。

 

 

叙勲褒章(読み方は、じょくんほうしょう。春と秋に功績をたたえる章があります)に関係者が受章していないか確認作業や、祝電の手配などを行います。

 

maruaya
ボスに直接関係のある日程調整などは最優先。そのほかは合間に行っていく感じです。

 

 

 

14:30 議事録や会議資料の共有

 

ボス宛の会議議事録の確認依頼や会議資料(外部・内部)の共有依頼などの連絡も順次入ってきますので、ボスに共有します。

 

 

出社している秘書さんへお願いすることもありますし、状況によってはボスの執務室の複合機に出力指示+電話フォローにより見ていただくこともあります。

 

電子データで良いと仰ることが多いですが、大事な会議は書類を手元に置いてみたいと思われることも多々あるので確認しながら進めます。

 

 

15:30 ボスへご相談・報告の連絡

 

 

午前から調整していた案件の進捗状況報告や、外部から追加で入ってきた内容のご相談などをまとめて連絡を入れることが多いです。

 

そこで、ボスから何か指示があれば対応します。

 

 

16:30 至急度低め案件の対応

 

お中元やお歳暮の送付先選定などは関係部署へ相談などしているので、返答の確認や品物リストをボスに相談をしたり、叙勲褒章(じょくんほうしょう)を受章した関係者の確認や祝電の手配、会議報告用の資料としてまとめるなどします。

 

 

17:30 夕礼

 

朝礼同様に今日の業務の進捗状況の報告、申し送りなどを行います。

ここで残業申請するのであれば、報告します。

(基本、在宅勤務時は禁止にはなっていますが、別記事で書いた通り何かあれば対応するようになります・・・。)

 

>>秘書業務で大変なこと6つ【現役秘書が語る】
 

18:00 在宅秘書業務終了

 

今日も1日お疲れさまでした(^ω^)

 

在宅秘書の1日まとめ

 

自分で書いていてこんな美しく終われたら良いなと思ってしまいましたが(笑)、
実際はなかなかこんなにことを上手く進めることはできていません(笑)

 

どうしても外部や内部から連絡が入るタイミングをはかれませんので致し方ないのですが行っている内容は、事務所出社も在宅勤務も主な内容は同様です。

 

 

在宅秘書って何しているの?
という疑問に少しでも参考になりましたら、嬉しいです。

 

 

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本日は以上となります。
またお会いしましょう(^ω^)

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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