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秘書の仕事内容は?どんな仕事?【現役秘書が語る】

 

 

みなさま、こんにちは!
現役秘書OL maruayaです(●´ω`●)

 

 

本記事では

 

・秘書の仕事って何をしているの?
・秘書の仕事内容とは・・・?

 

このような疑問に現役秘書OLがお話したいと思います(#^.^#)
秘書の仕事について結論からお話ししますと、

 

 

お仕えする方(ボス)が大切な経営判断や業務に集中できる環境を整えるための周辺業務すべて

 

 

ひとことでまとめますと上記内容になります。要するにボスの周りのこと全てです。

 

 

なんでも屋と思って日々業務に取り組んでおります(●´ω`●)(できているか別として笑)

 

マトリョ様
抽象的でわかりにくいよ。。具体的に説明して

 

 

了解しました!
maruaya

 

 

本記事では秘書業務の全体像を書いてみました。

少し長くなるので気になる仕事内容を目次からタップして見てみてください(●´ω`●)♪

 

 

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電話・書類の確認や取次

 

 

ボス宛にかかってきた電話や書類は、必ず内容を秘書が確認をします。

 

 

電話であれば用件を確認して、ボスに報告し対応法を決めます。
具体例としてアポイントであればお会いされるか、代理でどなたかに対応をお願いするか等です。

 

 

書類であれば挨拶状や会議案内・最近では書面で会議の審議を行う書面審議を行うことも多くなりましたので、会議関係の書類も多いです。

 

 

必ずこちらで内容を把握し、ボスに報告相談できる段階でお伝えしましょう。

 

 

役員の経歴書(ボスのプロフィール)管理

 

役員の経歴書は私たちで言うと履歴書やプロフィールにあたり、関係会社とのやりとりで必ず登場します。

 

どこの会社でどんな業務をしてきたのか、またどこの大学を出てどんなことを学んだのか等「名刺」のような存在です。

 

 

 

その管理になりますが、経歴書を提出する先によって多少カットしたり分かりやすいものに変更したりします。

 

例えば、何かの雑誌に載るときに限られた文字数でボスの情報を記載する内容を検討したり、通常の来客で事前に経歴書の交換をする場合(互いの情報を事前に入れておくのですね)、経歴書を省略した「略歴書」を作成し先方にお渡しします。

 

略歴書もボスと話し合って「定番」を作成し通常の来客ならこれだね~(^ω^)!と互いに共通の認識で仕事を進めています。

 

 

ボスが他の会社でもお仕事をするための事務手続き

 

この業務は「役員の関係会社への委員等委嘱事務(いしょくじむ)」って社内では表現しています(^ω^)

かたい言葉ですね(笑)

 

 

早速説明です。

私の会社のボスは常勤(基本毎日出社)としては、私の会社の役員としていらっしゃいますが、非常勤(大事な経営会議等だけ出席、毎日じゃない)の立場で経営などに関わる委員や理事など、現在他に10社弱就任されています。

 

そのため、ほかの会社から声がかかったタイミングで秘書は社内で「ボスは他の会社でこんな仕事をします」
という社内決裁をとったり、実際に就任する会社へ経歴書の提出等事務手続きのやりとりを行います。

 

 

就任後は会議出席ごとに報酬が支払われるのでその事務手続きを行います。

ボスのような選ばれし人はどこからも求められるのだなーとしみじみ思います。。笑

 

スケジュール管理及び関係先との連絡・調整(1日の大半を占める)

 

 

これはみなさんが思う秘書の仕事の定番ではないでしょうか。

実際に日々の業務の中でも大きく占めます(●´ω`●)

スケジュール調整はパズルみたいです(笑)

この分野は少し細かく扱ってみましたので、以下説明いたします。

 

社内の会議やイベントの調整

 

社内会議は様々な種類があり、①日時確定(例えば例年4月の第3週木曜に行うなど)かつ出席必須、②出席必須だが日時調整可能、③欠席でも可(代理出席可)、主にこの3パターンの会議内容を把握し調整をします。

 

役員予定に合わせて社内の会議やイベントを組みますので、例年夏頃に来年の予定を組み始めます。

 

 

本当早いです!!いつも焦ります。笑

 

いつの日程調整をやっているか、分からなくなってきますので、必ず西暦を付けて予定を調整するように気を付けています。(笑)

 

 

出張日程の調整

 

出張予定は国内と海外とあります。海外出張は出入国日がありますので要注意です。

 

出張日程も主に上記3区分で分けて検討し調整します。

 

 

最近ではオンライン会議が多いので圧倒的に出張の数は減りました。

 

ただし、海外との国際会議は時差があり、遅い時刻のスタートで日をまたぐケースが多々ありますので、その場合は出席場所にホテルを確保するなどの調整を行います。

 

 就任されている他の会社との会議予定等の調整

 

主軸は社内会議を中心に、前項でお話しした非常勤役員として就任している外部の会社との会議予定の調整や、出席方法(集合orリモート)の確認や、議事録確認の取次などを行います。

 

リモートかどうかで移動時間も関係してきますのでご予定が変わってきますね。

 

また、役員のご意向(どうしたいか?)の確認も必ず行いながら調整を進めます。

 

来客の調整

 

役員へのアポイント依頼に対しての対応、日程調整を行います。

 

まず、アポイント依頼が入ったら役員のご意向(どうしたいか?)を確認し日時を調整します。

その際は、来訪者情報・所要時間・用件を確認します。

内容としては異動のご挨拶・会議の事前説明・うちの会社でも役員やってくれませんか?のお願いなど様々です。

 

また、交通機関は何でお越しになるか確認をし、お車の場合は駐車場を手配したり、電車でお越しいただく場合もお客様によってはアクセス地図を事前送付するなどの対応をします。

 

maruaya
役員に関係する方なので丁寧な対応をするよ~

 

 

 外出の調整

 

 

外出は関係先へのアポイント、表敬訪問(敬意を示すための訪問です)、お礼・お願いの訪問の調整や
行先によってはセキュリティが厳しく、車が入れなかったりするので、役員専用車の車両登録を事前に行ったり、運転士さんと打合せを行います。

 

 

マトリョ様
結構細かいのだね~

 

 

その他

 

前項でお話しした内部外部のスケジュールの全体像把握して調整を行います。

誰でもハードな会議が一か所に集中していたら嫌ですよね(笑)

 

プライベートなご予定も業務の間で入ってきますのでボスのご予定はほぼ全て管理しています。

プライベートのスケジュールは知ったこっちゃないよーと思うかもしれません(私ははじめはそう思っていました笑)が

ボスは数分単位でお忙しい方ですので空いた時間(業務の間)に病院へ行ったり、プライベートと仕事時間のはっきりした区別が無いのですね。

 

実際にいつも行かれる病院も複数あり、その予約管理等も行っています。

 

maruaya
2か月に一回何曜日はこの病院!のようなイメージです

 

 

役員の出張に関する手配

 

出張に関する関係者との調整、交通機関の選定、新幹線や航空券の手配、出張予定表の作成、出張費用の清算を主に行います。

 

 

 

私の会社は各県に事務所があるので、国内出張の際はその県の事務所の方との調整が中心になります。

 

 

お昼が必要な時間であればおススメの昼食会場を手配してもらったり、現地の人に聞いたほうがいいこともあります^^

 

海外出張は担当部署があるので航空券の手配を含めお任せしております。(感謝)

 

 

秘書は日時確保と出張間のボスの日本の業務調整、空港とご自宅(または会社)間の専用車手配(運転士さんと打ち合わせ)、日当処理などの事務手続きになります。

 

 

関係者の慶弔事(お祝い事や訃報)に関する対応

 

関係者の慶事(創業10周年・表彰ごと等お祝い事)の式典があれば出席者の調整、お花や祝電の手配をします。

 

また、関係者の弔事対応はお別れの会の有無の確認や弔電手配など対応します。

 

突然のことですので判明後はすばやい対応が必要です。

 

 

ポイント

会社関係者の名簿を意識して情報収集すること、名前に反応できることが大切です*(初めはなんとなくでOK!)慶弔事は新聞から知ることも多いので後で対応していない!となると役員の顔に泥を塗ってしまうことになります

 

 

マトリョ様
少し大げさだけど、「会社」としての対応がダイレクトに反映されやすい仕事だね

 

叙勲・褒章(長年の功績をたたえる章)に関する手配

 

大きく春と秋に叙勲褒章が内閣府より発令されます。

 

(色んな分野で活躍された方の功績を認めてたたえる章になります。芸能人でも聞いたことある方いらっしゃるかなーと思います)

 

 

 

その受章対象者に関係者がいないか確認を行い、祝電の手配を行います。

 

章が発令後、新聞や各省庁のホームページで受章者が載ってくるのですが・・

ホームページに載ってくるのが遅かったりするので探す方法のメインは数誌の新聞を確認します。

地元紙でないと分からないこともあるから各地方にもお願いしています^^

 

 

役員の渉外に関する調整や手配(主に手土産や会食の手配)

 

状況に応じて訪問時の手土産・お礼品の手配や関係先へのお中元・お歳暮手配の対応します。

 

 

 

社風もあると思いますが、会社では「王道」ブランドのお菓子を中心に、対会社なので、無難で恥ずかしくないものを選んでいます。

 

また、会食のセッティングも状況により手配します。

具体的には案内状の作成や会場の選定・予約・お帰り時のお車手配となります。

 

この分野は常に私も研究中ですφ(..)

 

 

来客時の接遇

 

お客様にお越しいただいた際のお部屋へのご案内、お茶の提供(最近はコロナの関係で控えさせていただきますとひとことお伝えして省略しています)、お帰り時のお見送りになります。

 

 

 

お部屋へご案内の時は「お待ちしておりました!」

お見送りの時は「お越しいただいてありがとうございました!」

と笑顔で対応をすることに気を付けています(^ω^)

 

 

以上、秘書業務について、大きく分けて9項目お話しさせていただきました。

 

細かい秘書業務はいくらでもありますが、本記事では大きく区分し書かせていただきました。

冒頭でお話しした通り秘書の仕事ってなんでも屋です(笑)

 

お仕えする方(ボス)が大切な経営判断や業務に集中できる環境を整えるための周辺業務すべて

 

秘書業務は本当に多岐にわたります・・・

 

 

秘書の守備範囲によっては経営企画寄りや広報よりなど、その会社によって色はあると思います。

 

今回の内容は一例として、秘書を目指されている方、異動で突然秘書になった方、へえーーと思った方(笑)の少しでも参考になりましたら幸いです。

 

本日書いた内容を別の記事でもう少し細かく扱っていければと思います^^

 

 

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今回は以上となります。

それでは、またお会いしましょう。

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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