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秘書の立ち居振る舞いポイント5つ(感じの良さを出すコツ)【体験談】

 

読者さま
秘書になったけどどう立ち居振る舞うのが良いんだろう?
仕事をする上で、感じの良い立ち振る舞いを知りたい。

 

そんなお悩みに秘書歴5年の筆者が経験をもとにまとめたいと思います。

 

筆者プロフィール

・宇都宮大学(地方国立)農学部卒

・職員数4000人規模の会社で秘書経験5年

 

maruaya
どんなお仕事でも、また、様々なお付き合いを通して「感じが良い」立ち振る舞いは知っていて損はない情報かと思います。
少しでも何か参考や気づきになりましたらと思います。

 

 

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秘書の立ち居振る舞いポイント5つ

 

言葉使い

 

・相手の肩書や名前を間違えない

・正しい敬語を使う

・クッション言葉を活用する

 

上記3点を意識して、正しい言葉使いで仕事を進めることができると相手から安心・信用していただけるので、印象アップ=感じが良い印象となります。

 

言葉遣いひとつで相手からの信用もゼロになりかねませんので、日々丁寧に使いたいところです。

また、相手の肩書と名前を間違えると大変失礼ですので、要注意したいポイントです。

 

クッション言葉を活用すると、相手とのコミュニケーションを円滑に行うことができ、謙虚な気持ちが伝わるので日常的に意識して使用しています。

 

クッション言葉例

例:ご多用中恐れ入りますが、ご確認をいただけますと幸いです。

例:ご意向に添えず申し訳ございませんがあいにく○○は予定が入っており、ご案内をいただいた会議は欠席させていただきます。

例:差し支えなければこちらで手配をさせていただいてよろしいでしょうか。

 

上記のようなイメージで、ストレートに伝えるときつくなりがちな本題の前に「クッション言葉」を付けて、やわらかい印象で相手に伝えてみましょう

 

 

その場に合った表情

 

「その場」や「話題」に合わせた表情(笑顔・深刻な表情など)を作ることも、秘書の立ち振る舞いとして大切な行動の一つです。

 

私が意識して作るようにしている表情は以下の4つです。

・満面の笑顔

・微笑み

・少し深刻な表情

・大変深刻な表情

この4つを意識して使用しています。

 

感謝しているとき⇒満面の笑顔

役員や上司が日常会話をされたとき⇒微笑み

予定が重なるなど相談事をしているときなど⇒少し深刻な表情

関係者がご逝去された、重要な案件の判断の相談など⇒深刻な表情

 

実際には身についてしまっているのですが、自分がどのような立ち振る舞いをしているか、言葉で表現すると上記のイメージで使用しています。

 

表情を作るというと、わざとらしいと思う方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その場で相手との会話に合わせた表情をすることは、おはようございます、お疲れ様ですという挨拶同様に、相手に対して誠意をもって対応する方法の一つだと思います。

 

わざとらしくやる必要性はまったくありませんが、相手の話に対して真摯に対応する方法の一つとして意識して表情を作ると円滑なコミュニケーションが取れて感じが良いなと思います。

 

その場にあった声のトーン

前述した表情同様に、その場に合った声のトーンを意識することもとても大切だと思います。

役員や職場で話す時は基本、落ち着いた声のトーンで話すことを意識しています。

声の大きさは大きくならないように気を付けています。(小さすぎて聞こえないのも問題ですので、程よい声量で)

maruaya
声が大きすぎるとうざったい印象になるので、声量は気を付けています。

 

声のトーン種類

声のトーンの種類は大まかに以下3種類を使用しています。

 

感謝するとき、お礼を伝えるとき⇒明るいトーン・声の笑顔

謝罪するとき、お願い事をするとき⇒落ち着いたトーンで。申し訳ない気持ちを込めて

頼を受けるとき(相手に気を使わせない。問題ないですよを伝えるイメージ)⇒少し明るいトーンで。微笑むイメージ

 

声にも表情を付けて会話ができると、相手の方も自分の話をしっかり聞いてくれていると感じていただけるので、気を付けるようにしています。

私自身が他の秘書室の方と話して「素敵だな・感じが良いな」と思ったので意識して声のトーンや表情を付けるようにしています

 

美しい所作

美しい所作を意識するととても感じが良く周りの方に感じていただけるので気を付けています。

・姿勢
・お辞儀
・歩き方

意識して気を付けていることは大きく分けて上記3つです。

 

姿勢

座っているときも立っているときも、常に背筋を正すように意識しています。

また、人に話しかけられたときは、相手に対して体を真正面に角度を変えて、座っていれば立ち上がって話を聞くようにしています。
その時に手は前に。

真剣にあなたの話を伺いますという姿勢を伝えられるように気を付けています

 

お辞儀

一般的に言われているお辞儀には、会釈・敬礼・最敬礼の3種類があります。

 

①会釈(角度は15度)
②敬礼(角度は30度)
③最敬礼(角度は45~90度)

 

maruaya
こういったビジネスマナーの基本情報は秘書検定の本にのっているので参考書として、手元にあると助かっています。

 

 

 

会釈はすれ違った時にかわす挨拶などの時に使います。少しでも立ち止まることが理想ですが難しければ、歩くペースを落として相手の目を見て会釈するようにしています。

 

敬礼は、初対面での挨拶や来客時のお出迎えやお見送り時などで使用します。一般的な「お辞儀」はこの敬礼を指すことが多いかと思います。

最敬礼は謝罪の態度を示す時に使います

 

お辞儀にも3種類あることを意識して、日常業務を行うことができると、ちょっとした時の対応に差が出て相手の印象も良くなりますので意識されることをおすすめします。

 

歩き方

歩く時の歩幅は大きくなりすぎないように、また足音がドタバタしないように気を付けています。

実際に、職場などで足音が大きい方や歩き方が雑な方を見て、「美しくないな」と思ったので気を付けるようにしています。

意外と歩き方ひとつで、その人の印象や感じの良さを構成するひとつになりうるので、細かいところですが気を付けるようにしています。

 

相手への敬意・謙虚な気持ち

 

最後は精神論!?と思われたかもしれませんが、最終的には謙虚な気持ちや相手への敬意がこれまで述べてきたような所作・立ち振る舞いにつながると思います。

これまでお話ししてきたことは、相手への敬意・謙虚な気持ちがあってのものだと思います。

 

うわべだけの行動は、相手から見ても嘘くさくて、心地よいものだと思われません。

私自身、取り繕った言葉を言われたなあと感じたときはなんだかなあという気持ちになりました。

その経験から、そもそもの考え方を正して、相手へ敬意をもって話したり、常に謙虚な気持ちを忘れないようにすることが大切だなと思います。

 

(まとめ)秘書の立ち居振る舞いポイント5つ

 

常に、基本の「き」である接する方への敬意と謙虚な気持ちを忘れずに、相手にとって、そして自分と関わる方が気持ち良いと思っていただけるような立ち振る舞いをしていきたいですね。

「感じの良い」立ち振る舞いができると、様々な場面で円滑にコミュニケーションをはかれるのでおすすめです。

また、秘書検定の本は私も手元に置いてふとした時に確認や参考にしています。

秘書の仕事ではない方でも、ビジネスマナーがつまった1冊ですのでおすすめです。

 

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今回は以上となります。

 

 

それでは、またお会いしましょう。

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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