なかなかコロナ禍が落ち着かない状況でテレワーク・在宅勤務は加速していますね。
私も現在は在宅勤務を週の半分はしておりますので、本日はその経験から在宅秘書を検討されている方向けにポイントを５つお話ししたいと思います。
この記事はこんな方におすすめ
- 在宅でできる仕事に興味がある
- 在宅秘書に興味がある
筆者プロフィール
新卒１社→３年間法人営業→４年目より秘書へ部署異動→５年間秘書経験済み
現在は週に２～３日在宅勤務をしながら秘書の仕事をしています。
本記事を読んでなんとなく在宅秘書の雰囲気をつかんでいただけたら嬉しいです。
それでは、さっそくですが在宅秘書の仕事で抑えた方が良いと思うポイントを５つお話ししたいと思います。
気になる項目は目次をタップして確認してみてください。
在宅秘書の抑えたいポイント
報告・連絡・相談の徹底
上記記事でもお話しさせていただきましたが、秘書の仕事はお仕えするボスが大切な経営判断をするための周辺業務すべてになります。
もちろん、会社ごと、または雇用形態によって携わる仕事の部分が異なると思いますが、核となる考えは同様かと思います。
少し重くてすみません。。
しかし、このことを念頭に置いて秘書の仕事をするかしないかで仕事の質、信頼度に差が出ると思いますので、まずは頭の片隅くらいに置いておきましょう(*^-^*)
ということで、ボスが気持ちよく仕事をしていただけなければ、秘書の意味がありません。
ボスとの報告・連絡・相談・・・適切なコミュニケーションは必須となります。
「ボスがどうしたいのか？」「こうしたほうがボスのためになるのではないか？」
必ずボスの意向（どうされたいのか？）を確認・コミュニケーションをとりながら仕事を進めましょう。
注意ポイント
自分勝手に「こうだろう」で進めないようにしましょう。
もちろん、ボスとの関係が築けてくるといちいちそんなこと聞かないで！というパターンも出てきますが、まずは、基本の進め方を意識しましょう。
秘書業務の一部、アポイントの調整を任されているなどあれば、その指示をしてくる方（上司）との報告・連絡・相談をしっかり行って進めましょう。
不安なことは何度でも確認をする
こちらの記事でもお話しさせていただきましたが、不安なことは何度でも確認をしましょう。
＞＞失敗しない！秘書のスケジュール管理のコツ５選【苦手な方でも大丈夫】
秘書の仕事で大きく占める内容が日程調整になるかと思います。
不安なことを放置して大きな失敗につながると取り返しがつきません。
（例：外出先の住所確認を怠って会場を間違える→大事な会議に遅刻につながる）
私も初めのころは何度も何度も先方に連絡を入れて確認をしていました。
不安なことを放置してよいことはまずありません。
必ず一つ一つ不安要素は確認し、つぶしていきましょう。
面倒くさがらない
前項の内容と少し共通しますが、秘書の日常の仕事は地味ですし、小さなことの積み重ねが多いです。
面倒くさがって確認をせずに誤って予定すると、玉突き事故で予定していたスケジュールを上手く進めることができません。
ですので、先ほどの外出先についての例でお話しすると外出先の住所はホームページにのっている住所がここだからこうかな？
ではなくて、会場の住所（番地・ビル名・フロアまで）、会場入りの時間、資料は会場に用意があるのか？、会議時間はどれくらいかかるのか？
自分がその会議に出席するつもりで一つ一つ確認をしましょう。
細かな確認は面倒ですが、事故防止のために一つ一つ確認をしましょう。
メール＋電話を活用する
外部、社内ともに電話での連絡調整や相談などが多々あると思います。
もちろん、電話の方が気持ちが伝わるので感謝やお詫びの連絡として、また直接話した方が話が早いこともたくさんあるので電話はフルに活用いただければと思います。
しかし、言った言わないが発生するとお互いにその後が気持ちよくありません。
必ず電話で受けたアポイントなどもメールで確認を入れるなど、「文字に残す」を意識してみましょう。
同じ記事で恐縮ですが、こちらの記事でも書いております。
＞＞失敗しない！秘書のスケジュール管理のコツ５選【苦手な方でも大丈夫】
「基本の徹底」は本当に大切です。
確認の電話を入れるなどで電話のみでももちろん問題ないと思いますが、後で見返すことができるのは強いと思います。
メールと電話の合わせ技でミスを防ぎましょう。
ボスの時間の価値を考え無駄にしないようにする
こちらもちょっとマインド的な話になってしまいますが、ボスの時間の価値は計り知れません。
事務方がミスをするとボスの予定が崩れたり、ボスのストレスになる→経営に集中することができない
となるわけです。
ですので、自分がミスをすることによっての影響を意識して、一つ一つ仕事を進めていきましょう。
ボスの時間を無駄にしないようにすることを意識するだけでも、仕事の進め方や最適な解決口などにつながると思います。
ぜひ、意識して調整や対応を進めてみることをおすすめします。
以上、在宅秘書に興味のある方向けに書かせていただきました。
どのお仕事もそうだと思いますが、慣れるまでは辛いと思います。
私も初めは何を話してよいか一字一句メモに書いて相談しておりました（笑）
すっかり今は慣れて、体に染みついております（笑）
こつこつ愚直にスケジュールを組み立てたりサポートをすることが好きだなと感じる方には向いている仕事かと思います。
今回は以上となります。
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それでは、またお会いしましょう(●´ω｀●)
