仕事 秘書

失敗しない!秘書のスケジュール管理のコツ5選【苦手な方でも大丈夫】

 

みなさま、こんにちは!
秘書OLmaruaya(@maruaya_ol)です(●´ω`●)

 

秘書の仕事のメインはスケジュール調整が大きく占めます。

 

>>秘書の仕事内容は?どんな仕事?【現役秘書が語る】

 

 

調整調整ひたすら調整(笑)
そして、大切なボスのご予定ですので失敗が許されません(:_;)

 

maruaya
自分のことならなんでも良いのに(笑)

 

その経験をもとに「失敗しないスケジュール管理のコツ」についてお話ししたいと思います。

 

上司との訪問・来客など、「一緒の予定を組む」ときに活用できるかと思います。

 

さっそく参りましょう!

気になる項目は目次をタップして飛んでください(^ω^)

 

 

スポンサーリンク

メール(文字)で日時が残るようにする

電話でのアポイント依頼が入った場合はそのまま電話で回答することがほとんどだと思います。

 

秘書の場合は、まずはボスへアポイントの調整を進めて良いか確認をとってから回答する流れにはなりますが、私はできるだけ電話で回答する際、「後ほどメールもさせていただいてよろしいでしょうか」とひとことお伝えしてメールにも残すように気を付けています。

 

理由は以下2つになります。

①後で見返すことができるから
②先方とお互いに共通の認識をもてるから

 

また、先方が予定状況を確認して再度連絡をいただける場合、
「メールで回答をいただいてもよろしいでしょうか」とお願いをすることもあります。

 

いずれにしてもメール(文字)で残すことによってお互いの認識に違いが起きないように気を付けています。

 

maruaya
面会・外出にしても場所(住所)を記せるから文字に残すのは便利です♪

 

 

 

ボスから口頭で言われたことは必ずメモをとる

 

ボスによると思いますが、私のボスは基本的に口頭で「○○への外出を●月●日15時に入れた、○○のアポイントをとっておいて」のように指示をうけることがほとんどです。

口頭で言われたことは、すぐさまメモをとって記録を残せるように気を付けています。

 

マトリョ様
人間はすぐ忘れてしまいますのでね。。

 

ポイント

後で確認できるように「文字に残す」は意識して行う

 

 

 

外出・来客などお約束事は前日に【再確認】

 

お客様とのお約束事は前日など約束日の近い段階で、再確認の連絡を入れるようにしています。

そのときにもメールが残っていると、再確認がしやすいです。

 

実際に確認メールを入れるときは、アポイントを調整していたメールに返信する方法で連絡しています。

実際のイメージメールを2案、以下の通り、書いてみました。

 

先日ご依頼させていただきました本件につきまして、お日にちが近くなってまいりましたのでご連絡をさせていただきました。
●月●日(月)10:00より15分ほど、〇〇様へのご面会のお約束をさせていただいております。
ご多用中恐れ入りますが、何卒お願い申し上げます。

 

 

先日ご依頼をいただいた○○(ボスの名前)への面会につきまして、お日にちが近くなりましたので再度ご連絡をさせていただきました。
明日●月●日(月)10:00よりお待ちしております。どうぞお気をつけてお越しくださいませ。

 

 

基本は前日に行いますが、お盆や連休などの長期休暇前は有給などお休みをとる方もいるので、少し余裕をもって【再確認】メールや電話をするようにしています。

 

 

再確認連絡はメール・電話どちらがよいか

 

基本は迷うのであればメールが良いと思いますが、電話でアポイントが入った方など電話を主で利用されている方であれば、確認連絡は電話でも良いと思います(●´ω`●)

 

 

外出予定を入れるときは移動時間を加味して考える

 

基本的なことではありますが、外出予定を入れるときは、ボスや上司の前後の予定を確認し、アポイントを取りましょう。

 

私の場合は、ボスは専用車での移動になりますので、おおよその移動時間を運転士さんに確認を取ったり、ネットで車の移動時間を計算し、前後予定より逆算して外出予定を調整するようにしています。

 

車にしても電車にしても事前に出発時間は共有して、打合せが長引くなどあれば対応法を考えるようにしましょう(●´ω`●)

 

予定の共有方法を決める

 

認識が異なっていては、スケジュール管理ミスにつながります。

ボスとのスケジュール状況のすり合わせ方法・共有方法を決めましょう。

秘書ではない方も上司や周りの方と一緒に予定を入れるときは共有方法を決めましょう(●´ω`●)

 

私の場合ですが、現在のボスとはデータで年間スケジュールをリアルタイムに共有しています。

 

予定を追加したり変更したときは必ず報告し、直近1ヶ月はスケジュール表を紙で印刷したものをお渡し、変更があった場合は差し替えを行います。

 

前にお仕えしていたボスとは毎週水曜日に予定の打合せを行い、すり合わせを行っておりました。

方法はボスと話し合って、お互いにとって共有しやすい方法を決めておきましょう(●´ω`●)

また、そういった相談事をしやすい人間関係をボスと作ること、作っておくことも秘書の仕事でとても大切なことです。

 

 

少しでも気になることがあれば何度でも確認をする

 

これは、本当に大切です。

メモしたけれど、本当にこの日にちで言っていたかな?

電話で連絡をもらったけど、なんだか不安だな・・・など、少しでも気になることがあれば確認しましょう!

 

石橋は叩いて叩いて叩きまくりましょう!!!!(笑)

 

★必殺フレーズ★

何度も確認をさせていただいて申し訳ございません。

(確認したい内容)でよろしかったでしょうか。

 

少しでも不安なときはぜひ必殺フレーズを使って、確認してみましょう(^ω^)笑

 

 

以上、秘書OLによる失敗しないスケジュール管理方法について、お話しさせていただきました。

~ぽちっと応援いただけると嬉しいです~


秘書ランキング

 

にほんブログ村 にほんブログ村へ
にほんブログ村

PVアクセスランキング にほんブログ村

 

 

 

秘書の方や上司とのアポイント、予定調整のときに少しでも参考になりましたら幸いです(●´ω`●)

今回は以上となります。

それでは、またお会いしましょう(^ω^)

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

    -仕事, 秘書
    -,