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秘書はどこまでが仕事?ボスのプライベートのことも対応する?【体験談】

 

読者さま
秘書の仕事をはじめたけど、どこまでが仕事なんだろう・・?
ボスのプライベートに関することも仕事なのかな・・?

 

そんなお悩みに秘書歴5年の筆者がお答えしたいと思います。

筆者プロフィール

・宇都宮大学(地方国立)農学部卒

・職員数4000人規模の会社で秘書経験5年

 

 

maruaya
秘書になりたてのころは、なんでこんなこと秘書がしなきゃなのか?とか携帯の連絡先交換したくないとか
色々もやつきました。そんなお悩みをまとめたいと思います。

 

 

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【結論】秘書はどこまでが仕事?ボスのプライベートのことも対応する?

【結論】基本的にはお願いされたことやした方が良いと思ったことは全てです。

⇒ボスのような経営者はプライベートと仕事が混ざっているので、プライベートのお願い事も基本は境目なく秘書の仕事と言えると思います

秘書の仕事:ボスが大事な経営判断をするための周辺業務全て

 

 

maruaya
これは本当に初めのことに悩みました。どこまでが仕事なんだろうか・・・?と。
しかも、普通に会社員で就業時間や休憩時間にも対応しなければとなるとモヤモヤは止まりません(笑)

 

秘書の仕事がどうしても対「人」、人間関係で進めるところはあるのでまずは良い関係性を作って、これはいかがなものか、ということはボスと話せるようになるのが一番良いのかなと思います。

 

実際に私がこれってどうなんだろう・・?と思ったことを具体例でお話ししたいと思います。

 

どこまでが秘書の仕事?困った仕事具体例

・プライベートな旅行の新幹線手配

・業務出張の休憩時間にプライベート予定を上手く調整

・プライベートでお知り合いの方の訃報対応

・写真を撮るときのネクタイ選び

・お使いを頼まれる
(お昼の買い出し、請求の支払い、人気ライブのチケット手配)

・お知り合いの方のところへお届け物

 

まだまだありますが、一例だけ挙げさせていただきました。

 

maruaya
5年秘書をやっているとなんでも屋が染みついて、感覚がマヒしてきています。。
当初はなんで?と思ったことも、ハイハイーって感じになってきて、今や何でもやっています。

また、ありがたいことに、私のボスがそこまでプライベートのことを頼まれるタイプではない(気を使ってもらっている)ので「まあ、これくらいならいいかあ」という感じではあります。

土日などのお休みに呼び出されるとか、土日にお使いを頼まれるようになったら、嫌ですね・・・。
実際に、土日に犬の散歩をお願いされたとか聞いたことがあるので、それは・・・地獄。

 

 

プライベートな方の訃報対応や、業務出張に「○○の美術館にどうしても行きたい」など組み込むのもそれなりに調整がいりますし、支払いの処理を会社と私用で分けて清算しなければならないのが、結構面倒だったりします。

 

今はクールビズの期間も多いので、ネクタイを付ける頻度は低いですが、写真撮影などで使うことがしばしばあるので、会社にある複数の中からどれがいいかな?って聞かれるとなんか困ります(笑)

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>>「キム秘書はいったい、なぜ?」の動画を現役秘書が無料視聴して現実と比べてみたw

 

maruaya
キム秘書はいったい、なぜ?でもネクタイ選んでいました(笑)

 

どうしても困ったら|対処法4つ

 

どうしても困ったらおすすめしたい対処法は以下4つです。

1,時間外の場合は残業代が清算されるようにするなど、困っている内容を上司に相談する

2,ボスからの困った業務は上司に共有し、「業務」として共通の認識をもってもらう

3,ボスと人間関係を構築し、困りごとはやんわり言えるようにする(笑)

4,信用できる先輩秘書の方がいればその方に相談してみる

 

自分だったらこうするなと思うものを挙げてみました。

 

上司に相談する

1・2の上司に相談するが個人的には有力です。

まず、仕事なのかな?という頼まれごとを上司にも情報として共有する、これは非常に大切だと思います。

 

お仕えするボスと上司は違うと思います。

上司にも「これは仕事なのかな?と思いつつ対応しています」と話して、上司もそんなことやらなくて良いよ!とは言えないと思うんですね。笑

なので、人気ライブのチケットを必死に手配をしていても状況を理解してもらえるようにしたり、

もし時間外に何かお願いごとをされることもあるようであれば、残業として清算するか、時間外については上司に対応してもらえるようにするなど、相談をしましょう。

 

会社は社員の労働環境を整える義務がありますので、これは困るということは上司に相談しましょう。

 

ボスに直接相談

3,ボスと人間関係を構築し、困りごとはやんわり言えるようにする(笑)は関係性が構築できればもしかしたら、内容によってはご本人に言った方が話が早いかもということで挙げてみました。

 

たとえば、大事なもの(通帳など)を保管するようにお願いされたら、

「自分が良くものを無くしてしまう人なので不安です・・・。」のように自分が不安であることを伝えたら、納得してくれるかも。

 

帰る時間が遅すぎる…⇒「こういうご時世ですし、お身体が心配なので早めにおかえりいただきたいです」など、
言葉一つで上手く伝えることができれば、ご本人に直接伝えた方が案外すぐ解決することもあるかもしれません。

 

もちろん、難易度高めです。案件によりけりとは思いますが、ご本人に上手く伝えてみるというのも頭の片隅に置いておくとふとした時に役に立つかもしれません。

 

先輩秘書に相談

これは、本当に人によるところがあるので何とも言えませんが、信用できると感じた先輩であれば相談してみるのもありかなと思います。

なぜ、微妙だと思ったかというと、先輩秘書からするとこれまで当然のように行ってきたので、自分がやってきたからあなたもやって当然だと思っている方の確率の方が高いかなと思います。

そういう方に相談すると、逆に上司に相談しにくくなってしまうので、先輩秘書には会話の中でどう考えている方か見極めて、信用できる方であれば意見をもらうのもありかなと思います。

ただし、注意は必要だと思います。

 

maruaya
私自身、初めの1年は先輩の言うとおりに業務を行って、だんだんこれは無駄じゃないか、必要ないのでは?と思ったことは変えてきたので
あえて先輩に相談すると厄介になるケースもあるなと思います。(やって当然よ!みたいなこと言われたら身動き取れなくなりますしね…)

 

先輩を立てつつ、自分のもやもやを解決と思うのであれば、先輩がどういう対応をしてきたかの情報は聞きつつも、実際の相談は初めから上司にした方が無難かと思います。

 

(まとめ)どこまでが秘書の仕事?

線引きが難しい秘書の仕事。

筆者も初めの頃は凄く嫌で悩みましたが、ボスとの人間関係ができてきて、仕事とプライベートが一体化しているボスの様子を見て、仕方ないのかなと納得できるようになっていきました。

筆者にように、よくもわるくも染まるのはありなのかなと思います(笑)

楽しんだものがちなところはありますが、あまりにストレスになることは上司に相談したり、転職や部署異動なども頭の片隅に置いておきましょう

心と体の健康が一番です。

 



 

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今回は以上となります。

またお会いしましょう。

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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