仕事 秘書

仕事の後回し癖を直したい(先延ばしして失敗しない方法)

 

 

読者さま
つい仕事を後回しにしてしまう。仕事を先延ばしさず失敗しない方法はあるかな?

 

本日はそんなお悩みに秘書歴5年の筆者がお答えしたいと思います。

 

筆者プロフィール

国立大卒(生物系専攻)

大手企業(4000人規模)で正社員

定時9:00ー18:00

新卒1社→3年間法人営業→4年目より秘書へ部署異動→5年間秘書経験済み

 

さっそく結論からです。

 

 

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仕事を後回し・先延ばしさせずに失敗しない方法(結論)

 

私の仕事のやり方になってしまいますが、
仕事のやることリストを作成し、やらなければいけない仕事の優先度や進捗を自分ですぐ分かるようにしています。

まとめる内容は以下内容で作成しています。

 

・仕事の項目
・仕事が発生した(頼まれた)日
・重要度
・仕事の期限

 

こんな内容をセットにして、リストにしています。

朝、仕事を始める前にリストをチェックして、優先順位を考えて1日のスケジュールを立てます。

今やっている仕事が終わったら、リストをチェックして次の仕事に取り掛かります。

 

帰る前に、その日のうちに終わらせないといけない仕事が残っていないかチェックします。

 

このやり方は非常に効果を感じています。

仕事の抜け漏れが出ないと言うこともありますが、次に何をやるべきか迷わないので、結果的に時間を効率的に使うことができます。

「これとこれは一緒に片付けた方が効率が良い」なんて組合せも分かりやすいです。

 

maruaya
意外と次何やるか迷う時間って結構かかっているんですよね。

 

視覚的にやらなければいけないことが情報として入ってくるので、このリストを減らすためにやりますか、と行動するきっかけになりますし、常に整理されている状態なので優先度もつけやすくおすすめです。

 

maruaya
秘書の仕事はボスから色々と指示が飛んでくることが多いので常に手元にメモを用意し細かなものは紙のメモ、仕事のリスト自体はは切り貼り・削除が楽なのでデータで整理をしています。

 

次に、仕事を後回しにしてしまう・先延ばしにしてしまう状況をまとめました。

 

読者さま
状況から対策を考えるとすっきりしそう!

 

後回しにする状況

 

・後回しにした仕事を忘れる

・登録しているスケジュールなのに忘れる。

・重要度の低いタスクをおざなりにする。

・期限が先のものを後回しにしていたらギリギリになった。

・大丈夫と思ってタスクを受けたら、突発タスクが発生してできなくなった。

・たぶん、明日で大丈夫だとうと考えて行動してクレーム。

 

maruaya
なぜこういう状況になるか、詳しくお話しします。

 

☑うっかり
→他のタスクで後回し
→メモを取っていない
→本人のプロ意識

 

☑重要と思っていなかった
→ズルズルと時間が経過して怒られる。クレームになる。

 

☑納期管理が出来ていない。
→登録しているスケジュールなのに忘れる
→タスク管理等が出来ていない

 

☑そもそも、する気がないがその場しのぎで「はい」と言う
→そのうち、忘れてくれるだろうなど

 

maruaya
自分でまとめていて辛くなってきました(笑)状況が分かればあとは対策だけです。

 

後回しをしないための対策

 

①相談(調整)
重要度や納期の確認をする
その場で調整・解決できるもはその場でする
そもそも、必要なのかの確認等する
後回しにすると、確認や調整がしずらくなる

②管理
やらなければいけない仕事・タスクの管理と振り返り

③協力
一人でできなそうであれば周りに助けを求める

④振返り
やり方の改善。

 

後回しにしないポイント

 

☑基本は今やる、すぐやる

 

気持ちで仕事をしない。まずは行動
したいしたくない等気持ちではなくて、「こなす」を意識すると素早く行動できるようになりました。
後の自分が大変になるのでできるだけなるべく早くこなしていきましょう。

 

☑淡々とリストに基づいて行う
⇒前述した内容と似ていますが、しなければいけない仕事を優先度をつけて淡々と行っていきましょう。

 

仕事を後回し・先延ばしさせずに失敗しない方法(まとめ)

 

おさらいです(*´▽`*)

やらなければいけない仕事の優先度や進捗を以下内容でリストにし、朝、仕事を始める前にリストをチェックして、優先順位を考えて1日のスケジュールを立てます。

・仕事の項目
・仕事が発生した(頼まれた)日
・重要度
・仕事の期限

今やっている仕事が終わったら、リストをチェックして次の仕事に取り掛かります。

 

 

初めは後回し癖がついているとしんどいかもしれませんが、習慣って本当に凄いので仕事のリストを作ってそれに基づいて行うを意識するといつの間にかそれが普通になります。

 

仕事のリストを作る→整理する→仕事をする→見直す、このサイクルが癖付けば後回し癖卒業です(*´▽`*)

 

後回し癖に悩まれている方は、仕事のリストを作っていない方、優先度を整理していない方はぜひ試していただきたいと思います。

 

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今回は以上となります。

それではまたお会いしましょう。

 

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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