仕事 秘書

秘書の1日(現役秘書のリアルな1日出社バージョン)

 

みなさまこんにちは!秘書OLmaruayaです(●´ω`●)

 

 

私、ありふれた普通の会社員で、秘書の仕事をしております。
最近は大体週4日出社、1日在宅勤務をしています。

 

maruaya
半々くらいから徐々に出社が増えてしまった(笑)

 

そんな秘書のリアルな1日をお話ししたいと思います。

 

 

在宅勤務・テレワーク時の秘書の仕事についても書かせていただきましたので参考にしてみてください(´▽`)

>>在宅秘書のリアルな1日

 

 

 

こんな方におすすめ

  • 秘書って何しているか気になる
  • 秘書の仕事をイメージをしてみたい

 

私の会社は9:00ー18:00 が定時です(^ω^)

午前・午後の部と分けてお話ししたいと思います。

 

 

気になる項目は目次からタップして確認してみてください。

 

 

maruaya
分かりやすく時間でくぎって仕事内容をお話ししましたが、実際は並行して対応しているイメージです。

 

登場人物ご紹介(´▽`)

・毎日出社する役員はお二人いるので、ボスA、ボスBとします。


・毎日出社しないけれど、大事な経営会議などだけ出席する役員(非常勤役員)もお二人いて、ボスC、ボスDとします。

 

 

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秘書の1日(午前の部)

 

8:20 出社・執務室等準備

 

準備内容について

・執務室鍵開け・部屋の換気

・朝刊の準備

・コーヒーメーカーの準備

・メールチェック

・昨日からのお伝えごとなどあれば書類・メモなど整理

 

maruaya
業界紙だけ簡単に目を通します。。本当は全部目を通した方が良いんですが自分が気になる話題があった時しか他誌は見れていません・・。
ボスAは紙派で4誌、ボスBはオンライン派で紙の新聞は1誌です。

合わせて、仕事のやることリストも内容を確認し優先度を確認します。

 

8:50 役員出社

 

ボスA・Bお二人とも8:50~9:10くらいの間に出社されます。

出社されたら、ボスAには煎茶、ボスBにはコーヒーをお出しします。

今日のご予定を簡単に確認をし、メールチェック後にいくつかご相談事など発生するので、朝いちばんに状況をお伝えします。

その際に現在入っている連絡内容に対して、自分がどう調整していくかご相談とご報告をします。

 

maruaya
ボスBに関しては他にメインで担当している秘書さんがいるのでその方が在宅勤務であれば情報を交換しながら対応します。

 

 

9:00 オンライン朝礼

 

これは在宅勤務・テレワーク時同様、同じ管理部門内で毎日行います。
(ボスは参加しません)

内容は今日の業務内容や予定と共有次項などあればここで伝えたり、情報を確認したりします(´▽`)

 

事務所へ出社しているときはボスの出社と朝礼のタイミングが重なりがちなので途中参加や出席できないことが多いです。

 

 

9:30 メールや郵便物の処理

 

届いているメールや役員宛ての郵便物を対応していきます。

メールはアポイントや外部会議の依頼調整・最近ですとオンライン会議のリンク・資料のお知らせが多いです。

 

郵便物は大きく区分すると以下4つです

・関係会社の役員が交代したことによる挨拶状

・関係会社の会議案内

・書面で会議を行う「書面審議」が多くなったため書面議決の資料

・役員が定期購読している書籍類

 

maruaya
月曜日が一番多いですが、1日平均50通くらいの書類を確認します。
初めに一通り届いているものを確認するため、さーっと開封をして軽く中身を確認し、至急度や重要度が高い順に処理をしていきます。

 

 

10:00 他部署より役員の出張予定表の連絡あり

 

役員の定期出張はいくつかジャンルがある(笑)のですが、関係部署から今年の役員が定期出張する案が入ります

主要役員はABCDさんがいるので、担当部署からこの出張はAさんに出てほしい、この出張はBとCさんにお願いしたいなどある程度提案が届きます。

 

毎日出社の役員ABに関しては、まずはこちらで把握している予定状況と照合して重なってしまった予定がないか確認し、その結果をご本人に報告・相談します(´▽`)

 

maruaya
毎日出社をしているボスABが経営会議・出張など対応中心になります。
毎日出社じゃないボスCとDは他の会社でメインで行っている業務があるのでその会社の秘書へスケジュール確認の流れになります。

 

 

11:00 来客対応

 

お客様が受付にいらっしゃったら、まず、体温をはかってもらい(非接触型体温計)、アルコール消毒をお願いします。

 

その後、応接室へご案内し先に席へお掛けいただきます。
最近は「コロナ感染防止のため、お茶は控えさせていただいております」とお伝えして、お茶は出していません。

 

応接室へご案内後、役員へお声がけし対応をお願いします。

 

準備すること

・役員と同席者がいる場合は、時間前に応接室付近へ来ていただけるように事前依頼をする

・応接室の換気を徹底する

・パーテーションを設置しておく(最近は常時設置)

 

maruaya
来客前は換気・アルコールで応接室を消毒掃除し、気持ちよく過ごしていただけるようにします。

 

11:45 来客お見送り

 

エレベーターホールまでお見送りをします。

 

maruaya
役員室エリアには全て監視カメラや音で動きが分かるようになっているので、その情報からお見送りのタイミングをはかります。
役員が来客対応中は社内の面談依頼の調整や役員が確認後の書類を関係部署に転送するなど対応していきます。

 

 

11:45 社内面談の案内

 

社内チャットなどで順次入っている社内面談を役員予定の隙間にご案内をして対応します。

 

 

12:00 役員のお昼休憩

 

ボスAは12:00からニュースを確認後12:30に外出し昼食、ボスBは執務室でお弁当を召し上がるなど自由なスタイルです。

ボスAには定期的にお茶をお持ちし、ボスBにはコーヒーポットを置いておき自由に飲んでいただいています。

 

秘書の1日(午後の部)

 

13:15 自分のお昼休憩

 

日によりけりですが、役員の昼食終了し落ち着いたころにお昼に入ります。

 

maruaya
アポイント調整が止まっていたり、突発で何かあればなかなかお昼に入れないときもあります。

 

14:00 至急度低め案件の対応

 

時期や午前に入ってきた連絡量によりけりですが、今段階で至急のものは午前におおよそ処理が完了していますので、至急度低めの案件を対応していきます。

具体的な内容をピックアップしてみました(´▽`)

・お中元・お歳暮などの選定や発注

・お祝い事の祝電

・役員専用車運転士との打ち合わせ

・出張航空券や新幹線手配

・各種請求書処理

 

 

15:00 役員からの指示対応

アポイント調整や電話の取次ぎなど指示がありますので、対応します。

 

 

16:00 非常勤役員へ連絡

毎日出社はせず、大事な会議等だけ出るボスCさんとDさんは「非常勤役員」になります。
そのお二人への連絡ごと、日程調整など今日発生したことをそれぞれの秘書室へ連絡を入れます。

 

maruaya
非常勤役員をメインで担当している秘書さんはいますが、出社していると郵送物を確認したり、役員と話す中で連絡ごとが発生することが多いので、おおよそ今日の連絡事をまとめて向こうの秘書室へ連絡を入れます。

 

 

16:30 夕刊準備

朝刊より少なく、ボスAは夕刊2誌、ボスBは夕刊1誌です(^ω^)

 

 

17:00 翌日を中心に直近予定の打合せ

明日の予定を中心に確認・すり合わせなど行います。

 

 

17:30 夕礼

朝礼同様にオンラインで毎日行います。
今日の業務報告・連絡事項などあればここで共有します。

朝礼同様、ボスは参加しません。

 

 

18:00 役員退社・執務室清掃

おおよそこれくらいの時間に毎日出社の役員お二人は退社されます。

役員退社後はおおよそ以下内容を行います。

 

最後に行うこと

・回覧物の処理(関係部署へ転送)

・名刺交換した名刺のデータ保管

・名刺補充・カレンダー変える・シュレッダーゴミ捨てなど雑務

・窓を閉め・執務室施錠

 

終了です(´▽`)

本日も1日お疲れさまでした~!!!!

 

maruaya
基本は遅くなることはありませんが、役員が帰らないと帰れないのは少しストレスかなと思います。

急ぎのことがあればこの後残業して対応します。

 

 

以上、リアルな秘書の1日について書かせていただきました。

どうしても在宅勤務時より慌ただしくなりがちです。。。

 

 

秘書の仕事に興味がある方へ少しでも参考になりましたら嬉しいです(^ω^)

 

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今回は以上となります。

 

またお会いしましょう(´▽`)

 

 

 

 

 

 

 

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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