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未経験・秘書検定資格なしでも秘書できる?【まず気を付けるポイント4つ】

 

 

 

 

読者さま
秘書の仕事に興味はあるけど、秘書資格も無いし未経験・・。それでもできるかな?

 

本日はそんな悩みに現役秘書の筆者がお話ししたいと思います。

 

筆者プロフィール

国立大卒(生物系専攻)

秘書検定資格なし

大手企業(4000人規模)で正社員

新卒1社→3年間法人営業→4年目より秘書へ部署異動→5年間秘書経験済み

 

早速結論からです。

 

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未経験・秘書検定資格なしでも秘書できる?

 

結論

他の仕事同様に慣れるまでに時間はかかるかもしれないけれど、できます

また、筆者は部署異動で秘書にはなりましたが、秘書検定の資格はビジネスマナーの基本が詰まっていますのでこれからなりたい方は取得して損はない資格だと思います。

 

理由

筆者が秘書検定資格なし・秘書経験未経験でしたが、なんとか後述する内容を気を付けて秘書歴5年となっているからです。
また、現在一緒に秘書をしている方も秘書未経験で配属されています。
(この方は配属後に秘書検定を取得されたとのことでした。)

 

 

私自身、全く秘書の分野と離れた世界で生きてきましたので、どなたでもやる気があれば可能です。

 

それでは、未経験ながらに秘書になって初めの1・2年特に気を付けたことを4点お話しします。

 

少しでも興味がある方へ参考になりましたら嬉しいです。

 

秘書未経験の方向けに気を付けたいポイント4つ

 

先輩秘書のやっていることや動きを真似る

 

これが一番ポイントかなと思います。

私も初めは未経験で秘書の知識もなく、本当に不安でした。

もちろん、気になることは秘書検定の本を参考書的な使い方で見てみたり、ネットでリサーチしたり(上座・下座など・・・)ももちろんしました。

 

けれど、まず初めは実際にやっている人を良く見て真似できるようにしてみましょう。

 

 

真似ポイント

・メールや電話の仕方
・アポイントの取り方
・役員への相談の仕方
・お中元やお歳暮の選び方
・電報の申し込み方

 

 

など、上記内容はもし秘書検定資格を持って基礎知識があったとしても、実践しなければなかなかできないと思います。

それと同様に、未経験・資格なしであれば「基礎知識」と「実践」を並行して行っていく気持ちで取り組んでみましょう(^ω^)

 

読者さま
真似できれば良いのか、簡単だね^^

 

真似って思っているよりも難しいです!

 

 

はじめは、役員に話すタイミングや相談するタイミングはどんな時なんだろう、メールも初めはどんな言葉遣いで送ればよいのだろうと一つ一つの動きが不安で仕方ありませんでした。

 

まずは先輩秘書の真似をすることで、ある程度のことは解決すると思います。

 

慣れてきたら、「自分なり」をプラスしていきましょう。

 

 

致命的なミスは避ける

 

 

ボスの時間の価値は計り知れません。

アポイントを1日間違えた・・出張で手配する航空券の時間を間違えた・・など「致命的なミス」は避けましょう。

 

人間なのでミスはすると思いますが、ミスをするかもしれないと思って一つ一つ確認し進めることができれば、致命的なミスは避けることができます
(私も普段、しょうもないミスをたくさんしています・・・)

 

こちらの記事でも書かせていただきましたが、気になることは何度でも確認をしながら進めてみましょう。

>>失敗しない!秘書のスケジュール管理のコツ5選【苦手な方でも大丈夫】

 

 

「うざい」は避ける

うざいの意味=面倒で関わりたくないさま

 

秘書はお仕えするボスと一緒に過ごしたり、話す時間が長いです。

ですので、ボス(お仕えする方)の性格・特性を見て心地よい距離感や仕事の進め方に気を付けています。

やはり、「人」ですので「うざい」ってかなり致命的だと思っています。

 

これは友達・恋人と同様に、人なので一緒に関わりたくないなと思われたら終わりだと思っています。(笑)

一発退場(笑)

 

 

実例でお話しすると今のボスは社内面談は隙あらばどんどん面談を入れていってほしいタイプの人です。
早く仕事をさばきたいタイプの方ですし、性格は比較的せっかちなんですね。

一方で前のボスは面談を詰め込んで入れることを嫌がるタイプの方でした。

 

お二人ともはっきりそうおっしゃらないのですが、いかがですか?と聞いた時の反応を見て、仕事の進め方を考えたり、性格をみたりしています。

 

 

maruaya
ボスといえど、人ですのでそれぞれ性格があります。よく観察してその方に合った対応を心がけましょう。

 

 

 

ボスが大事にしていることを大切にする

 

私のボスは本当に信じられないくらい謙虚な方です。

前のボスもとんでもなく謙虚な方でした。

会社のトップの方だからこそ、一番謙虚に仕事をされているのかもしれません。

私の場合はボスが謙虚さを大切にしていると思うからこそ、私も大切にしようと思っています。

 

自分がお仕えする方の考えや大切にしていることを秘書も大切にすることは非常に重要だと思います。

 

なぜなら一番近くで仕事を一緒にするわけですので信頼関係を築くことはとても大切だからです。

 

逆で考えてみても自分が大切にしていることを大切にできない人と長時間一緒にいたくないですよね?
そして、信頼関係も築きにくいですよね。

 

ボスによって大切にされていることは違うと思いますのであくまで一例ですが、
「効率」よければ全てよしの方、朝がめちゃくちゃ早い方、「言葉」を大切にされている方・・・それぞれその方の考えがあると思います。

 

その方の「ツボ」を普段から気にかけるようにして、仕事をしてみましょう。

 

 

以上、私が未経験ながらに秘書配属後1~2年間特に気を付けたことを書かせていただきました。

 

やったことがないことは秘書に限らず、不安いっぱいだと思います。

 

maruaya
未経験・資格なしでも5年なんとかやってこれていますので、秘書の仕事が気になる方は他のお仕事同様にやる気があれば可能だと思います。秘書の仕事に興味がある方はぜひチャレンジしていただくきっかけになりましたら、嬉しいです。

 

 

 

 

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今回は以上となります。

 

またお会いしましょう(●´ω`●)

 

 

 

 

 

 

 

 

    • この記事を書いた人

    maruaya

    はじめまして。アラサー会社員で秘書の仕事をしています。元浪費家、会社の先輩の貯金額に驚き現在は投資と貯金をコツコツ。好きなことは、おいしいものを食べること・美容・ショッピング(^ω^) また遊びに来ていただけると嬉しいです*

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